Quel export faire en premier ?

La liste des devis avec leur statut, puis la liste des factures et situations. Ces deux listes répondent déjà au taux de transformation, au reste à facturer et au chiffre d'affaires par type de travaux.

L'export comptable suffit-il ?

Pas pour piloter les chantiers. Un export comptable est organisé par compte, pas par chantier, et ne contient ni statut de devis ni avancement. Il sert en revanche de contrôle : les totaux doivent concorder avec vos autres exports.

Exporter les données de son logiciel de devis bâtiment

Pour interroger les données de votre logiciel de devis et de facturation, le chemin le plus simple est souvent l'export : vous sortez une liste, vous la nettoyez une fois, puis vous lui posez vos questions dans un tableur ou avec un assistant. La difficulté n'est pas le bouton d'export. C'est de savoir quelles listes sortir, avec quelles colonnes, pour qu'elles puissent ensuite être croisées entre elles par le numéro de chantier.

Les fonctions d'export varient d'un logiciel à l'autre, et d'une version à l'autre. Nous ne les décrivons pas ici : vérifiez dans l'aide de votre éditeur ce que votre logiciel permet d'exporter, et sous quel format.

Les cinq listes utiles

Liste	Une ligne =	Colonnes à garder	Questions qu'elle permet
Devis	un devis	N°, date, client, type de travaux, montant HT, statut, date de signature, chantier	Taux de transformation, délai de signature
Factures et situations	une facture, un avoir, une situation	N°, date, chantier, type (acompte, situation, solde, avoir), montant HT, retenue, échéance, payé	Reste à facturer, retenues
Lignes de devis ou d'ouvrages	une ligne de devis	N° de devis, chantier, ouvrage, quantité, unité, prix unitaire HT, déboursé sec si présent	Prix moyens, comparaison prévu et réel
Achats	une facture d'achat ou une ligne	Date, chantier, poste, fournisseur, article, quantité, unité, montant HT	Achats par chantier
Heures	un pointage	Date, chantier, lot, équipe, heures	Heures prévues et réalisées

Toutes les listes n'existent pas dans tous les logiciels : un logiciel de devis et de facturation simple n'a souvent ni achats ni heures. Dans ce cas, tenez-les à part dans un tableur, avec le même numéro de chantier (voir tableau de suivi de chantier).

Avant d'exporter : les questions à se poser

Quelle période ? Une année complète, plus l'année précédente pour comparer.
Quels statuts ? Incluez les devis refusés et sans suite : sans eux, pas de taux de transformation.
Quel niveau de détail ? Une ligne par document pour les totaux, une ligne par ligne de document pour les prix.
HT ou TTC ? Exportez le hors taxes quand c'est possible, et notez-le dans le nom du fichier.
Le numéro de chantier est-il dans l'export ? Si votre logiciel rattache les documents à une affaire ou un chantier, vérifiez que la colonne sort bien.

Après l'export : le nettoyage, une fois pour toutes

Une ligne d'en-tête unique, sans cellules fusionnées ni lignes de sous-total. Les sous-totaux insérés par certains états faussent tous les calculs.
Les dates en dates. Si un tri par date donne un ordre étrange, les dates sont restées en texte.
Les montants en nombres, sans le symbole € collé dans la cellule.
Les avoirs en négatif, pour que les totaux se compensent.
Les statuts et types de travaux homogènes. « Rénov », « rénovation » et « Renovation » doivent devenir une seule valeur.
Le nom du fichier dit le contenu et la date de l'export : devis_2025-2026_export_15-11-2026.xlsx.

Le premier contrôle : les totaux

Avant toute question, vérifiez que l'export est complet. Avec SOMME.SI.ENS et NB.SI.ENS (dont la syntaxe est décrite dans l'aide de Microsoft), calculez :

le nombre de factures et le montant HT facturé du dernier mois, à comparer à l'écran de votre logiciel ;
le montant HT facturé de l'année, à comparer au chiffre d'affaires de votre comptabilité.

Si les chiffres diffèrent, l'export a probablement été filtré (une période, un statut, un utilisateur). Corrigez avant d'aller plus loin : une question bien posée à un fichier incomplet donne une réponse fausse, avec assurance.

Les questions à poser à votre éditeur

Si les exports manuels deviennent une corvée, demandez par écrit à votre éditeur :

Quelles listes peut-on exporter, avec quelles colonnes, et le numéro de chantier y figure-t-il ?
Peut-on programmer un export régulier ?
Existe-t-il une interface de programmation (API) ou un connecteur, et à quelles données donne-t-il accès ?
Sous quelle forme récupère-t-on toutes ses données en fin de contrat ?

Pour aller plus loin sur les accès aux données d'un logiciel métier, voyez NL-Q Base de données.

Ce qu'il ne faut pas envoyer n'importe où

Un export de devis ou de factures contient des noms, des adresses et des montants de clients. Avant de le confier à un assistant en ligne, vérifiez ce que l'outil fait des fichiers envoyés, et retirez les colonnes inutiles à la question (adresse, téléphone, mail). Moins de colonnes, c'est aussi des réponses plus justes.