Comment imputer une facture qui concerne plusieurs chantiers ?

Découpez-la en plusieurs lignes, une par chantier, avec le même numéro de facture. Le total des lignes doit être égal au montant de la facture : c'est le contrôle à faire.

Comment voir qu'un fournisseur a augmenté ses prix ?

Il faut des lignes d'achat au niveau de l'article, avec la référence, l'unité et le prix unitaire. On compare ensuite le prix unitaire moyen d'un article d'une période à l'autre, à unité égale.

Suivi des achats par chantier : imputer et interroger

Suivre les achats par chantier, c'est rattacher chaque commande et chaque facture d'achat au chantier qui la consomme, avec un poste (matériaux, location, sous-traitance…). Sans ce rattachement, impossible de connaître la vraie marge d'un chantier ni de savoir lequel consomme plus que prévu. Une fois qu'il est fait, les achats deviennent la source la plus riche pour poser des questions : quel poste dérape, quel fournisseur, quel article dont le prix monte.

Ce qui doit figurer sur chaque ligne d'achat

Colonne	Exemple	Pourquoi
Date de facture	12/09/2026	Période
N° de chantier	24-031	Le rattachement, indispensable
Poste	Matériaux	Comparaison au budget
Fournisseur	Fournisseur A	Analyse par fournisseur
N° de commande	C-2026-118	Rapprochement commande et facture
N° de facture	F-88412	Vérification et doublons
Article ou libellé	Plaque de plâtre BA13	Analyse des prix
Quantité et unité	120 m²	Prix unitaire comparable
Montant HT	1 044,00	Totaux

Les quatre premières colonnes suffisent pour suivre le budget. Les trois dernières sont nécessaires pour suivre les prix.

Où le rattachement se fait

Au moment de la commande, c'est le plus fiable : celui qui commande sait pour quel chantier. Graneet décrit sur sa page Achats un suivi du cycle complet, de la commande à la livraison et à la facture, ainsi qu'un classement des factures d'achat « par chantier et par type de débours ». La page indique aussi un rapprochement entre commandes et factures, et un pré-remplissage des informations du bon de livraison par l'OCR (la reconnaissance de caractères) et l'IA de Graneet. EBP Bâtiment, de son côté, cite des documents d'achat et de stock (commandes fournisseurs, bons de réception, bons d'entrée) et un comparatif fournisseurs.

Au moment de la facture, si rien n'a été fait avant : la personne qui saisit la facture doit retrouver le chantier. C'est là que naissent les achats « sans chantier » ou imputés au mauvais chantier.

Les questions à poser à vos achats

Pour le budget

« Quelles factures d'achat du mois ne portent aucun numéro de chantier ? »
« Sur les chantiers en cours, quel poste d'achat dépasse déjà son budget ? »
« Combien avons-nous dépensé en location de matériel par chantier cette année ? »
« Quelles commandes n'ont pas encore de facture après 30 jours ? »

Pour les fournisseurs

« Quels sont nos cinq premiers fournisseurs en montant HT cette année, et sur combien de chantiers ? »
« Quelles factures ont un montant différent de la commande correspondante ? »
« Avons-nous deux factures avec le même numéro chez le même fournisseur ? »

Pour les prix

« Quels fournisseurs ont le plus augmenté leurs prix ? » : Graneet donne une question de ce type parmi les exemples de sa page consacrée à l'IA.
« Le prix unitaire de la plaque BA13 a-t-il changé entre le premier et le troisième trimestre, chez chaque fournisseur ? »
« Sur quels articles payons-nous des prix différents selon le chantier ? »

Le calcul dans un tableur

Pour le total d'un poste sur un chantier, SOMME.SI.ENS fait l'affaire : d'après l'aide de Microsoft, la plage à additionner vient en premier, suivie des paires plage/critère (par exemple la colonne chantier et la colonne poste).

Pour l'évolution d'un prix, ajoutez une colonne prix unitaire = montant HT ÷ quantité, puis comparez, article par article et fournisseur par fournisseur, le prix unitaire d'un trimestre à l'autre. Un tableau croisé dynamique aide à le faire : la méthode est sur NL-Q Excel. Attention aux unités : un article acheté tantôt à la plaque, tantôt au mètre carré, doit être converti avant toute comparaison.

Les contrôles qui rendent la réponse fiable

Le total rattaché égale le total comptabilisé. Chaque mois, comparez la somme de vos lignes d'achat au total des achats de la comptabilité. Un écart, c'est une facture non rattachée ou saisie deux fois. Pour l'analyse côté comptable, voyez NL-Q Comptabilité.
Les avoirs sont des lignes négatives, rattachées au même chantier que la facture d'origine.
Les achats de stock (matériaux achetés pour le dépôt) ne vont sur un chantier qu'au moment de leur sortie. Sinon, le premier chantier servi paie tout.
Les libellés libres (« divers », « fournitures ») se comptent : s'ils dépassent quelques pour cent du total, l'analyse par article ne veut rien dire.

Ce que l'IA fait bien, et moins bien

Une question en français sur un fichier d'achats bien tenu donne vite une réponse utile. Mais l'outil ne devine pas un chantier manquant. Il ne sait pas non plus que « BA13 » et « plaque plâtre 13 » désignent le même article. Le travail de fond reste la saisie : un chantier, un poste et une unité sur chaque ligne. Et pour le lien entre achats et budget, voyez coût à terminaison.